IT-projektledelse: Sådan kommer du succesfuldt i mål med dit IT-projekt


IT-projektledelse: Sådan kommer du succesfuldt i mål med dit IT-projekt

Modtagerens email *:
Din e-mail *:
Dit navn *:
Evt. kommentar:

*) skal udfyldes.

IT-projekter, der ikke overholder budget, deadline eller målsætning er mere reglen end undtagelsen, men det behøver ikke være sådan, hvis du er velforberedt og tager visse forholdsregler.

Heldigvis, for der er ingen vej udenom IT-projekter, hvis jeres virksomhed skal være konkurrencedygtig. IT-løsninger er en af de vigtigste drivere for vækst og innovation i nutidens virksomheder, fordi IT-systemer kan optimere processer både internt og eksternt, sikre besparelser og åbne nye kommercielle muligheder.

Kunsten er at gribe IT-projektet rigtigt an, så fordyrende og forsinkende risici minimeres, og formålet, altså den forretningsmæssige værdi, som projektet skal udløse, hele tiden er i fokus.

Det er naturligvis lettere sagt end gjort, men der er nogle helt konkrete tiltag, der vil hjælpe jer godt på vej til at komme sikkert i hus med det næste IT-projekt:

1. Hav en klar business case for dit projekt

Det virker indlysende, men i processen kan det højere formål med jeres IT-projekt let drukne i konkrete to do’s og delvalg. Sørg derfor for at have en nedfældet business case, som alle, der arbejder på projektet eller berøres af projektet, forstår betydningen af. Det vil ikke kun være væsentligt i forhold til nå jeres målsætning, men også for at sikre ejerskab og motivation i organisationen. I kan sagtens have en entydig business case og succeskriterier for de enkelte projektfaser og stadig bevare en agil tilgang til jeres projekt. Faktisk bør I løbende stoppe op for at sikre, at jeres business case stadig holder og at projektet i sin planlagte form vil kunne indfri den – husk på at vi lever i en verden, hvor tingene ændrer sig hurtigt, og her kan en agil projekttilgang hjælpe jer til at justere projektmålene undervejs. For hvem gider at ende op med et succesfuldt gennemført projekt, der desværre er værdiløst fra et forretningsperspektiv, fordi forudsætningerne i mellemtiden har ændret sig?

2. Prioritér en detaljeret kravsspecifikation
En business case sætter barren for, hvad I vil opnå med jeres IT-projekt, men der kan være mange løsningsmodeller, så det er vigtigt, at I med en solid kravsspecifikation indkredser mere præcist, hvad I forventer.
Det kan være fristende at komme i gang og se resultater hurtigt, men uanset om I vælger en agil projektmetode eller en mere klassisk vandfaldstilgang, så skal forarbejdet være i orden. I risikerer at spilde tid på dobbeltarbejde, mangle de rette resourcer eller misse synergi i udførsel eller indkøb, hvis projektet ikke er gennemtænk ordentligt.
En kravsspecifikation er i sig selv ikke en garanti for noget som helst, men omvendt er det sjældent at et projekt bliver en succes, hvis det ikke er specificeret ordentligt før start. Uanset om jeres projektorganisation primært er intern eller også ekstern, så skal der forventningsafstemmes for at I er enige om, hvad der skal opnås og at alle involverede arbejder mod samme mål. Kravsspecifikationen skal ikke definere, hvordan kravene skal nås, den del klarer eksperterne i projektorganisationen.
Udarbejdelsen af en god kravsspecifikation er en disciplin i sig selv. Der findes mange nyttige ressourcer på nettet, men hvis I skal i gang med et større projekt, så få professionel assistance allerede i denne fase. Engagér eventuelt allerede en IT-projektleder på dette stadie og find en konsulent, der har erfaring med at specificere og scope projekter.

3. Definér og være eksplicit omkring succeskriterierne
Med en business case og en kravsspecifikation har I et godt fundament. Sørg nu for at oversætte dette afsæt til helt konkrete succeskriterier og få dem formidlet i hele projektorganisationen. På den måde kan såvel og IT-projektlederen og de enkelte projektdeltagere prioritere bedst muligt undervejs i projektet og I har som organisation mulighed for at evaluere resultatet af jeres indsats samt drage nyttige læringer til fremtidige projekter. Som en del af denne proces er det vigtigt at fastsætte eksempelvis kvalitetskriterier og identificere risici.

4. Vælg din IT-projektleder og dit projektteam med omhu
Som et skib har brug for en styrmand, har et projekt også behov for en dygtig projektleder, der kan holde kursen og sikre, at jeres krav bliver nået. Ofte lægges opgaver i forbindelse med projektudførsel oveni medarbejderes faste opgaver og risikerer at blive negligeret, hvis ikke IT-projektlederen sikrer, at de bliver prioriteret og drevet fremad i forhold til projektplanens delmål. Projektlederen skal samtidig have forståelse og indsigt nok i de forskellige – både interne og eksterne - leverandørers arbejdsfelter til at kunne tage dialogen om udfordringer og eventuelle justeringer. IT-projektlederens rolle omfatter også det at motivere de involverede i projektorganisationen og at sikre ejerskab for den løsning, der arbejdes henimod.
Alt i alt en krævende og facetteret rolle, som det gælder om at besætte med den helt rigtige IT-projektleder i forhold til det projekt, som I er ved at sætte i søen. Det er ikke nok at finde en ”god projektleder”, I skal finde en projektleder, der matcher jeres projekt og organisation.
Selv den bedste IT-projektleder kan ikke omsætte et IT-projekt med succes uden et godt team. Sørg for at prioritere egnede ressourcer i stedet for blot at tage dem, der lige er til rådighed i jeres organisation. Det kan koste dyrt i sidste ende, hvis ikke centrale positioner i projektorganisationen er besat med kompetente folk, der har erfaring med netop den rolle. Tænk fx over, hvor meget du kan spare ved at have en dygtig indkøber til at finde de bedste leverandører og forhandle fordelagtige aftaler. Har du ikke de rette kompetencer in house, så gå efter en projektansættelse eller hyr en selvstændig konsulent til at hjælpe jer under projektet.

Hvis du er I tvivl om, hvordan du udvælger den mest egnede IT-projektleder til jeres, så brug listen nedenfor som en rettesnor.


4 ting du skal fokusere på for at vælge den rigtige IT-projektleder.

· Dokumenteret erfaring og høj succesrate fra andre, helst lignende, IT-projekter
Se på de konkrete resultater, som projektlederen har skabt i tidligere projekter. Lyt til, hvordan han eller hun har grebet lignende projekter an, om de blev gennemført som ønsket og tal eventuelt med tidligere opdragsgivere. På den måde får I både et indtryk af IT-projektlederens evner, men også om arbejdsmåden og væremåde matcher med kulturen i jeres organisation.

· Branchekendskab
Det er svært at være på forkant med problemstillinger i en branche, man ikke kender. IT-projektlederen får svært ved at udfylde sin rolle som sparringspartner og kvalitetskontrol uden en vis brancheindsigt. Sidst men ikke mindst kan det være udfordrende for en projektleder at opnå den rette autoritet og respekt i en projektorganisation, hvis han eller hun ikke forstår den interne terminologi og faglighed.

· Erfaring med det framework og de systemer, I bruger
Hvis I arbejder med en bestemt projektmetode, som IPMA eller Prince2, så kan en certificering være et pejlemærke, men husk at den konkrete erfaring med at arbejde med disse projektmetoder (uanset om projektlederen er certificeret eller ej) kan være langt mere værdifuld end en certificering i sig selv, og at en dygtig, erfaren projektleder hurtigt vil kunne sætte sig ind i jeres metodiske tilgang.
Hvad der kan være mere komplekst er de tekniske systemer, som I arbejder med og her er et forhåndskendskab en stor fordel. Hvis IT-projektet berører fx migreringen fra ét system til et andet, så vil det være af høj prioritet at finde en projektleder, der har hands-on kendskab til disse systemer og de udfordringer, som migrationer kan medføre.

· Passer kemien og har projektlederen drive?
Den gode projektleder er synlig i organisationen og formår at drive projektet fremad ved at motivere og formidle det overordnede formål med projektet. Det kræver høj energi, et positivt mindset, men også en evne til at sætte sig igennem og skrue bissen på, hvis det bliver nødvendigt.
Det kommer an på jeres organisation, hvilken personlighedstype, der bedst udfylder denne rolle, og det skal I tage højde for, når I vælger jeres IT-projektleder. En personlig samtale med jeres potentielle projektleder, evt. i kombination med referencer, er den mest effektive måde at afklare, om kemien passer. Ofte kan det være en fordel at bruge en ekstern projektleder, fx en freelance IT-projektleder fra konsulenthuset Right People Group, for at projektlederen kan gå til sagen uden bias og lettere kan tage de nødvendige – nogle gang ubehagelige - tiltag uden hensyn til personlige og fremtidige relationer.

5. Sørg for at materialisere den forretningsmæssige forandring og værdi, som er hele formålet med IT-projektet
Det bringer os til vores sidste, men særdeles vigtige pointe: Det er en hyppig og rigtig ærgerlig fejl at et IT-projekt afsluttes, når den tekniske implementering er gennemført og tjekket for fejl. Naturligvis er denne fase en vigtig milepæl og et hovedfokus for IT-projektlederen, men set fra et virksomhedsperspektiv har projektet ingen værdi, før det har udløst den forretningsmæssige forandring, som var formålet med projektet.
Det er i denne fase, at I især kommer til at drage nytte af jeres IT-projektleders evne til at motivere sine omgivelser og sikre, at de medarbejdere eller eksterne aktører, der skal arbejde med løsningen, tager ejerskab og får den omsat i praksis.
Hvis ikke følelsen af ejerskab og helst også de konkrete arbejdsrutiner er faldet på plads før IT-projektlederen forlader jeres organisation, er der en stor risiko for, at I ikke får høstet det fulde udbytte af den løsning, der er blevet investeret i.
Naturligvis er det også her ledelsen skal træde i karakter og bruge deres evner inden for change management og medarbejdermotivation. Al erfaring viser dog, at det kræver mere tid og fysisk tilstedeværelse, end de fleste ledere kan afsætte i praksis. Sørg derfor at indtænke denne fase i jeres IT-projektleders opgaver.
Hvert projekt er unikt og der findes desværre ikke en drejebog for det perfekte projektforløb. Hvis du følger ovenstående råd og sørger for at lave dit forarbejde ordentligt og bemande din projektorganisation med de rigtige mennesker, er du dog godt på vej.

Om Annoncørbetalt indhold

Annoncørbetalt indhold er et annonceformat, der er blevet til i et samarbejde mellem Jysk Fynske Mediers kommercielle afdelinger og en annoncør.

Når en artikel er markeret med 'annonce' eller 'annoncørbetalt indhold', betyder det, at en annoncør har betalt for artiklen og har haft indflydelse på indholdet i den konkrete artikel. Indholdet skal leve op til Jysk Fynske Mediers nyhedssites øvrige stil, tone og den generelle kvalitet, som læserne normalt forventer sig at møde.

Jysk Fynske Mediers uafhængige redaktionelle medarbejdere er således ikke involveret. Lige som annoncørerne ikke har nogen indflydelse på det redaktionelle indhold på Jysk Fynske Mediers nyhedssites.

Annoncørbetalt indhold vil altid være tydeligt afmærket med 'Annoncørbetalt indhold' og annoncørens logo for at gøre det tydeligt for vores læsere, at artiklen er betalt. Desuden vil valg af skrifter, farver og design adskille sig fra Jysk Fynske Mediers uafhængige redaktionelle artikler for at undgå forveksling.

IT-projektledelse: Sådan kommer du succesfuldt i mål med dit IT-projekt

Modtagerens email *:
Din e-mail *:
Dit navn *:
Evt. kommentar:

*) skal udfyldes.

Annonce
Annonce
Annonce