Annonce
Aarhus

Fem gode råd: Sådan får du et onlinemøde til at fungere

Virtuelle møder. Nina Stage (blå kjole), Innovation Lab. Louise Vinther. Foto: Flemming Krogh
Medarbejderne i firmaet Innovation Lab har flere års erfaring med møder foran computeren med kolleger i andre lande. De deler gerne ud af deres bedste råd.
Annonce

AARHUS: Innovation Lab - smag på ordet - det handler om at tænke 'ud af boksen', tænke innovativt. Det århusianske firma har igennem årene givet input til virksomheder og offentlige institutioner.

De ansatte i Innovation Labs afdeling i Aarhus holder til i 'venlige' og imødekommende rammer i det gamle æggepakkeri en charmerende bygning i midtbyen, hvor enkle møbler i massivt, ubehandlet træ og plankeborde bidrager til en uhøjtidelig stemning.

Ligesom mange andre brancher, har de ansatte i perioder været sendt hjem for at arbejde ved deres computere. Det giver udfordringer, når der skal tænkes kreative tanker.

- Det er en stor udfordring at skabe et produktivt samarbejde, når man sidder hjemme hver for sig. Corona skaber mange udfordringer, men der er måder at løse det på, mener Louise Vinther, Lab-Agent, og uddannet psykolog, som stiller op med tips til velfungerende online-møder sammen med sin kollega Nina Bech Stage, der har samme titel, men som har erfaring indenfor Salg og Marketing.

De to kvinder har indvilliget i at stille op til et ægte møde. Et fysisk møde. Med kaffe på bordet og direkte øjenkontakt, så de er helt sikre på, at avisens udsendte fanger deres pointer.

Her er de to kvinders fem gode råd til at skabe et velfungerende, digitalt møde:

Annonce

1. Forberedelse er vigtig

En velforberedt mødeleder er afgørende. På forhånd skal der være tilrettelagt en struktur, en møde-agenda, som deltagerne skal kende til på forhånd. Alle skal være forberedte, men især mødelederen skal være bevidst om sin rolle.

- Et effektivt virtuelt møde kræver motiverede medarbejdere. En mødeleder skal være helt sikker på, at de andre deltagere er 100 procent med undervejs, siger Nina Bech Stage.

Gode råd til on-line-mødet

Fokus. Det kan være svært at fokusere online. Hjernen reagerer eksempelvis anderledes, når vi læser online. Forskning viser, at når vi læser ting på en skærm, har vi tendens til at skimme. Vores hjerne har lært, at når vi er online, kan vi når som helst blive forstyrret og sendt i en anden retning. Derfor er hyppigere og kortere møder en god ide.
Vi husker mindre. Faktisk er netop møder nemme at glemme, fordi de fleste af dem er overfyldt med så meget information, at vores hjerne ikke kan overskue det. Du kan jo prøve at tænke tilbage på dit sidste møde og overveje, hvad du sådan egentlig husker fra det? Og når det nu er endnu svære at fokusere online, er det derfor også endnu vigtigere, at man udvælger og er meget klar omkring de pointer, som er allervigtigst til mødet.
Manglende kropssprog. Brug det kropssprog, du har. Brug dine øjne. Øjenkontakt frigiver Oxytocin. Oxytocin indgår i hjernens belønningssystem, og det giver en følelse af lykke og velvære – samtidig hjælper det os med at føle os forbundet med andre. Når du kigger i kameraet til et møde, ser det for modtageren ud som om, du kigger dem i øjnene. Derudover har du både hænder og ansigtsmimik, som du kan nå langt med. Brug dine hænder, så dem du sidder overfor kan se, at nu skal de være opmærksomme. Og smil! Vi spejler og kopierer det ansigtsudtryk, vi sidder overfor. Smil smitter rent faktisk. Så husk altid at bruge video.

Skab dialog frem for monolog. Du kan hurtigt gå i præsentationsmode, når du sidder til et onlinemøde. Men du skal huske ikke bare at køre derudaf. Tilføj “pauser”, hvor der er tid til spørgsmål, kommentarer eller måske bare small-talk. Når du skal skabe en relation online, er det endnu vigtigere at spørge ind. Du kan ikke på samme måde aflæse modtageres kropssprog, så for at finde ud af, hvad de tænker, er det nødvendigt at spørge ind. Derfor er det også en god idé at planlægge spørgsmål – måske skrive dem ned – og selvfølgelig huske at stille dem.

Husk feedback. Mange er måske vant til at give feedback, når det lige passer ind – når man lige støder ind på hinanden ved den famøse kaffemaskine. Men feedback er lige så vigtig, hvis ikke endnu vigtigere, når man sidder hver for sig og kun ses online. Det kræver bare ekstra planlægning. Så sæt tid af i kalenderen til feedback.

Annonce

2. Snak om løst og fast - inden selve mødet

En forudsætning for at få mødet til at fungere effektivt kan være, at man tænder for sin computer inden den officielle mødestart

- Small-talk - snak om løst og fast - kan være relevant for de fleste. Man har behov for at snakke med sine kolleger, når man ikke ses fysisk. Hvordan går det med din nye hund? Der er emner ofte af privat karakter, som skal drøftes. Men bør klares inden selve mødet, hvor folk kan være på efter behov, forklarer Nina Bech Stage.

Annonce

3. Deltagere har selv ansvar for at være engagerede

Under selve mødet kan mødelederen have gavn af at der er udvalgt få emner. Det skaber fokus. Deltagerne har dog også selv et ansvar, og skal bestræbe sig på at være tilstede - også fysisk.

- Læg din smartphone væk i løbet af mødet. Slå computerens kamera til og kig på hinanden. Det skaber engagement, mener de to Lab-Agenter.


Når corona engang er overstået, bliver det rart med flere fysiske møder, men virtuelle møder vil stadig fungere for os, som et internationalt firma, men også fordi vi sparer kundernes tid. På den måde slipper for at fakturere for tidskrævende køreture.

Nina Bech Stage


Hvis man kan give de andre på mødet fornemmelsen af ægte øjenkontakt, som man kender det fra det fysiske møde, er man nået langt. Et virtuelt møde skal også rumme plads til pauser, så man får tid til at fordøje de input man får undervejs.

- Tænkepauser kan være ok. Har jeg alle med? Det er op til en mødeleder at stille spørgsmål til deltagere undervejs. Spørg gerne ind til den enkelte medarbejder direkte. Hvordan han eller hun har forstået emnet, tilføjer Nina Bech Stage.

Annonce

4. Spørg ind til den enkelte - og gør det kort

- Et supplerende spørgsmål, hvor man henvender sig direkte til én af deltagerne, kan være relevant. Du kan jo ikke aflæse kropssprog, som man normalt kan, når man sidder overfor hinanden. På den måde sikrer du dig, at folk kan følge din tankegang, lyder det med overbevisning i stemmen og sikre håndbevægelser fra Louise Vinther.

Begge Lab-Agenter taler med stor overbevisning og faste blikke. Det er nemt, når man sidder overfor hinanden.

- Vi har også generelt gode erfaringer med korte møder. Især først på ugen. Senere på ugen kan man afholde længere møder på op til én time med plads til flere (kreative) input, mener Nina Bech Stage.

Annonce

5. Mødet skal følges op

Efter selve online-mødet, opstår den tredje fase, hvor indholdet skal følges op. En opsummering. Det kan være som en mail, der bliver sendt ud til alle mødedeltagerne bagefter.

Begge Lab-Agenter har oparbejdet viden og erfaring om virtuelle møder fra mange års kontakt til kolleger i afdelinger i udlandet. Det har Innovation Lab nydt godt af, da den nye corona-virkelighed ramte dem.

- Før corona kunne man nemmere give feedback efter et fysisk møde. Men det kan stadig gøre på sin telefon bagefter, siger Nina Bech Stage.

De to kvinder fandt også på nye måder at holde kontakt til hinanden som nære kolleger i foråret. Da de blev sendt hjem, fandt de på at holde daglig kontakt ved at lave walk-and-talk. På en ny måde.

- Vi gik ture i naturen eller i byen, tæt på, hvor vi bor. Vi gik alene, imens vi havde hinanden i telefonen med kameraet fra vores smartphone tændt. Det gav følelsen af at være med på hinandens gåture, fortæller Louise Vinther, som understreger, at de var heldige det gode vejr i den periode.

Annonce

Virtuel hygge

En velfungerende arbejdsplads rummer tid til socialt samvær. Der skal være plads til hygge med kollegerne. Det kan være svært i en begræsende corona-virkelighed, hvor smittefaren skal ned.

I forvejen - før corona - lavede Innovation Lab en særlig fredagsbar, hvor de ansatte i Aarhus kunne sidde sammen over en øl, imens de snakkede med kolleger i afdelingerne i San Francisco, i Stavanger, Spanien og i København.

Louise Vinther (tv) og Nina Stage var vant til virtuelle hos Innovation Lab inden corona. Nu deler du ud af deres erfaringerFoto: Flemming Krogh

- Vi nyder at holde en fredagsbar sammen. Uanset om vi er fysisk sammen her på kontoret eller virtuelt. Vi fejrer også hinandens fødselsdage virtuelt, hvor alle synger og vifter med flag. Det føltes lidt fjollet i starten, men med lidt øvelse kan det fungere, mener Louise Vinther.

- Det booster humøret i en svær tid, hvor lyset forsvinder på grund af årstiden, tilføjer Nina Bech Stage.

Annonce

Positive erfaringer med corona-perioden

Både Nina Bech Stage og Louise Vinther er overbevidste om, at arbejdspladsernes erfaringer med online-møder i denne tid kan bruges i fremtiden.

- Når corona engang er overstået, bliver det rart med flere fysiske møder, men virtuelle møder vil stadig fungere for os, som et internationalt firma, men også fordi vi sparer kundernes tid. På den måde slipper for at fakturere for tidskrævende køreture, siger Nina Bech Stage.

- Vi sparer også tid i vores eget firma ved at være effektive på online-møderne, tilføjer Louise Vinther.

Annonce
Annonce
Annonce
Annonce
Forsiden netop nu
Sport

Bakken Bears vandt 12. sejr på stribe

Coronavirus

Ny melding fra Pfizer: Vil levere vaccinedoser som lovet fra 25. januar

Alarm 112

Ingen afskærmning eller håndsprit: Risskov-kiosk kan se frem til bøde

Annonce