Annonce
Erhverv

En stille stund under mødet er godt givet ud

- Mange tænker over, hvad de vil sige, mens andre taler og lytter dermed ikke ordentlig efter. Hvor ofte gør du det, spørger Bastian Overgaard, ekspert i stilhed, som står bag Silent Co-creation. Pressefoto

Mindre snak på mødet skaber større værdi for deltagerne - og virksomheden. Det er essensen af Silent Co-creation, der handler om at få mest muligt ud af mødepotentialet ved at lægge pauser til stilhed og fordybelse ind undervejs. Hos Region Midt

Annonce

Det er torsdag formiddag på Region Midtjyllands Specialområde Hjerneskades hovedkontor i Viby. Ledergruppen sætter sig til rette i mødelokalet. Og så bliver der stille.

Ikke for at lytte til oplæggene på dagsordenen. Ikke i første omgang i hvert fald. I stedet lukker de 10 mødedeltagere alle af for at være 'sammen med sig selv'.

De første minutter af mødet er helliget stilheden. Til at komme til stede, finde fokus og de-koble fra arbejdsdagens andre gøremål.

Herefter er der sat tid af til at læse dagsordenen. Den er rundsendt på forhånd, men travle ledere får alligevel ikke altid læst ordentlig på 'lektien'.

Der er stadigvæk helt stille i lokalet. Mødets facilitator, driftsleder Morten Randløv, styrer tiden på sin smartphone. Først efter fem minutter begynder ordene at flyde i lokalet mellem deltagerne.

Nu er udgangspunktet ens. Alle er 'landet', og mødets indhold er velkendt.

Fakta: Silent Co-creation

Definition: Silent Co-creation er defineret ved, at en gruppe på mindst to personer aktivt og bevidst skaber et tavst rum.Det mest kendte eksempel på samskabt stilhed er det øjebliks tavshed, vi holder til ære for de døde. Effekten af denne aftalte form for stilhed er: Respekt, nærvær og udelt opmærksomhed - vigtige elementer i vores arbejdsrelationer. Især på møder.

Fire principper:


  1. Stilheden skal faciliteres
  2. Alle er bevidste om stilheden
  3. Stilheden respekteres 100 procent
  4. Stilheden er altid tidsbegrænset (typisk 1-3 minutter)

Generelle retningslinjer:

I Silent Co-creation må deltagere ikke:


  • Sige et eneste ord
  • Tjekke telefonen, mail m.m.
  • Læse og skrive (det kan dog være okay at notere sine tanker ned undervejs)

Men deltagerne må gerne:


  • Smile, grine og kommunikere nonverbalt
  • Sidde eller bevæge sig, som de vil
  • Tænke, hvad de vil

Anvendelse for eksempel:


  • Faste afdelingsmøder
  • Ledelses- og beslutningsmøder
  • Hel- og halvdagsmøder
  • Strategi- og temadage
  • Innovations-workshops

Læs mere her: www.mindresnak.dk og www.bastianovergaard.dk

Lyder det medidativt og som mindfulness? Måske. Men det er hverken det ene eller andet. Til gengæld taler resultatet for sig selv. Medarbejderne i Specialområde Hjerneskade mener, at møderne i dag er 20 procent mere effektive og nærværende end for tre måneder siden. Og det er ikke fordi, at de er vant til en dårlig og ineffektiv mødekultur. Tværtimod.

Opskriften hedder Silent Co-creation, og opfinderen hedder Bastian Overgaard. Han kalder sig ekspert i stilhed og hjælper virksomheder med at sætte stilheden i spil som en skabende kraft. Fordi endeløse talestrømme gør større skade end gavn. Og fordi fire ud af fem ledere i Danmark faktisk føler sig ramt af ligegyldige møder.

Nøgleordene er mindre snak - mere værdi.

- Et museum hænger heller ikke al kunsten op på én væg for så drukner selv en Picasso eller Rembrandt. Det er mellemrummet, der fremhæver mesterværket. Og støj opstår, når for mange indtryk presses ind ét sted, siger Bastian Overgaard.

Eller udtrykt på en anden måde:

- Hvisviikkegiverpladstilmellemrumendervoreskommunikationistøj. Co-creation kender vi fra kreative samspil mellem virksomheder, kunder og andre interessenter. Og Silent Co-creation hentyder til samskabelsen af stilhed i en gruppe.

- Aktiv og fokuseret stilhed, der skaber rum for videndeling, innovation og intelligente møder.

Det kan sammenlignes med LEAN, hvor unødig snak bliver skåret væk, forklarer Bastian Overgaard.

Der er flere forskellige modeller af Silent Co-creation. Nogle er mere stringente end andre. Hos Specialområde Hjerneskade i Region Midtjylland er mødestrukturen bygget op, så 10 procent af mødet foregår i stilhed, men stilheden bliver passet til efter behov og mødeindhold.

Udgangspunktet er, at på et møde af en times varighed går seks minutter til stilheden. Typisk to minutter i begyndelsen. To tavse minutter efter 40 minutter - 2/3-del inde i mødet - hvor deltagerne hver for sig tænker mødet igennem indtil nu.

Hvad er der kommet ud af mødet så vidt? Hvad trænger der til at blive spurgt ind til? Og igen et par minutter i stilhed til slut.

Hvad er værd at tage med sig fra mødet? Og hvad skal der følges op på efterfølgende?

- Men har vi en stribe oplæg i løbet af mødet, kan vi også tage et par minutter til kort refleksion efter hvert møde, siger Morten Randløv.

Udover øget effektivitet og større nærvær på møderne, som Bastian Overgaard har målt sig frem til via spørgeskema-undersøgelser blandt deltagerne, så mærker Morten Randløv også en tydelig forskel i medarbejder-gruppen. Introverte og extroverte kolleger møder hinanden mere ligeværdigt i den nye mødekultur.

- Fordi stilheden giver de introverte mulighed for at danne sig deres egne tanker, inden de bliver smittet af andres ytringer, og de extroverte får tid til at tænke sig om, inden de taler, forklarer Morten Randløv.

Ifølge Bastian Overgaard er forståelse for at respektere og holde stilheden essentiel for succesen. Derfor er det vigtigt at have afstemt forventninger i gruppen på forhånd:

- Vores fælles stilhed skaber en fordybelse, som bliver punkteret af bare ét enkelt ord. Det svarer til, at vi dyrker ned i en u-båd, og du »bare« åbner vinduet ét øjeblik.

I Viby ved Aarhus var det driftsleder Morten Randløv, der tog initiativ til at arbejde med Silent Co-creation som en del af mødekulturen. Han hørte første gang om fænomenet via Linkedin og blev fanget af idéen.

- Som leder ved jeg, at mødefaciliteringen er vigtig, og jeg så et kæmpe-potentiale her, siger Morten Randløv.

Forberedelsen var en fire timer lang workshop for 13 afdelingsledere og fem fagkonsulenter i organisationen med besøg af Bastian Overgaard, men det er første gang, at Silent Co-creation fungerer i praksis uden, at bagmanden selv har været en fast med under implementeringen. Den del har Morten Randløv og de øvrige afdelingsledere selv stået for, men med mulighed for kyndig - telefonisk - vejledning fra Bastian Overgaard på sidelinjen samt en midtvejs-supervision.

I dag - tre måneder senere - er Silent Co-creation et vigtigt element af mødekulturen for de 350 ansatte hos Specialområde Hjerneskade, der arbejder med borgernes sociale behov og er fordelt på seks matrikler i Grenaa, Hammel, Hedensted, Randers og to i Viby med rehabilitering, dagtilbud og bostøtte.

- Vi har valgt den fleksibilitet, at den enkelte leder selv kan vurderer, hvor modellen giver mening at bruge. Nogle bruger det konsekvent for eksempel i forbindelse med teammøder, og alle vores afdelingsmøder følger formen. Andre steder bliver det brugt i større eller mindre grad. Det handler om at få modellen ud at arbejde i kulturen og løbende følge op på kommentarer og feedback. Med 13 afdelinger og det samme antal afdelingsmøder om ugen, syv forskellige teammøder, arbejdsmiljø-gruppemøde og så videre har vi mere end 100 møder i organisationen om måneden, fortæller Morten Randløv.

Men hvordan får man lige overbevist en flok travle kolleger om, at det er en god idé at bruge 10 procent per møde på alt andet end snak?

- Det var faktisk ikke så svært, og jeg har kun hørt positive reaktioner. Silent Co-creation er en god måde at facilitere på, og jeg tror, at mange medarbejdere også tænker, at vores møder er blevet bedre. Refleksionstiden betyder, at alle kommer på banen, og det giver dynamik i gruppen. Der er ikke tid til at tale sig varm, og der er potentiale til mere, end det vi allerede har nået. Typisk er der 10-25 deltagere på møderne, hvor vi bruger Silent Co-creation, men det kunne også være færre. For eksempel i overlap-situationer, hvor et vagthold afløser et andet, så den, der skal overleverer, får tid til at tænke på, hvad der er vigtigt at give videre. Og den, der får overleveret, får tid til at tænke over, hvad der er vigtigt at tage med derfra, fortæller Morten Randløv og fortsætter:

- Som mødefacilitator er tiden en meget styrende faktor, men vi er faktisk også blevet endnu bedre til at overholde tiden i sidste ende, og så kræver det, at man på forhånd bygger dagsordenen fornuftigt op, er proaktiv undervejs og selv formår at hvile i stilheden i stedet for at skynde sig videre.

Annonce
Annonce
Annonce
Annonce
Annonce
Forsiden netop nu
Aarhus For abonnenter

Historisk løft til idrætten i Aarhus: Partier vil afsætte 25 millioner kroner om året til nye faciliteter

Aarhus

Tidligere ældrerådmand: Jette Skive løber fra sit ansvar for plejesvigt på Kongsgården

Aarhus

12-årige piger udsat for blotter: Bilist uden tøj kontaktede dem foran skolen

Annonce